Zásady zpracování osobních údajů
Vzdělávací klub Farma Fořt, web klubdetifort.cz a aplikace klubu
Účinné od 1. srpna 2026
Tyto zásady popisují, jaké údaje o vás a o vašich dětech zpracováváme, proč to děláme, komu se údaje dostanou do ruky, jak dlouho je držíme a co s tím můžete udělat. Týkají se zájemců o klub, rodičů a dětí docházejících do klubu i návštěvníků webu.
1. Kdo údaje zpracovává
Správcem osobních údajů je Vzdělávací centrum Doučse, z.s., IČO 222 01 581, se sídlem Korunní 2569/108, Vinohrady, 101 00 Praha 10, zapsaný ve spolkovém rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, sp. zn. L 79729 (dále jen „správce“ nebo „klub“).
Kontakt ve věcech ochrany osobních údajů: reditel@doucse.cz, tel. 775 917 363, adresa provozovny: Fořt 29, 543 44 Černý Důl.
Nejmenovali jsme pověřence pro ochranu osobních údajů — nemáme k tomu zákonnou povinnost. Vaše dotazy vyřizuje přímo statutární zástupce spolku.
2. Koho se zpracování týká
- Zájemci o klub — kdo nám napsal přes formulář na webu, přihlásil se na prohlídku farmy nebo prázdninový program
- Rodiče a zákonní zástupci dětí docházejících do klubu
- Děti docházející do klubu
- Oprávněné osoby uvedené rodiči v evidenčním listu (kdo smí dítě vyzvednout)
- Průvodkyně a spolupracovníci klubu
3. Jaké údaje, k čemu a jak dlouho
| Údaje | Účel | Právní základ | Doba uložení |
|---|---|---|---|
| Jméno, e-mail, telefon zájemce, informace o dítěti z formuláře | Odpověď na dotaz, domluva prohlídky, evidence zájmu | Oprávněný zájem, resp. opatření před uzavřením smlouvy [čl. 6/1/b a f] | 3 roky od posledního kontaktu |
| Identifikační a kontaktní údaje rodičů a dítěte, kmenová škola, údaje ze smlouvy a evidenčního listu | Uzavření a plnění smlouvy o docházce, evidence docházky | Plnění smlouvy [čl. 6/1/b] | Po dobu docházky a 3 roky po skončení smlouvy (promlčecí lhůta) |
| Oprávněné osoby (jméno, vztah k dítěti, telefon) | Bezpečné předávání dítěte | Plnění smlouvy a oprávněný zájem na bezpečí dítěte [čl. 6/1/b a f] | Po dobu docházky, poté 1 rok |
| Zdravotní údaje dítěte — alergie, diety, chronická onemocnění, léky, psychická omezení | Bezpečná péče o dítě, strava, první pomoc | Výslovný souhlas rodičů [čl. 9/2/a]; v ohrožení života životně důležitý zájem [čl. 9/2/c] | Po dobu docházky, výmaz do 1 roku po jejím skončení |
| Docházka, odhlášky, objednané obědy, čas vyzvednutí, vzkazy v aplikaci | Provoz klubu, objednávky stravy, komunikace | Plnění smlouvy [čl. 6/1/b] | 3 roky |
| Fakturační údaje, faktury, platby, kredit | Vyúčtování služeb, účetnictví a daně | Plnění smlouvy a právní povinnost [čl. 6/1/b a c] | 10 let (účetní a daňové předpisy) |
| Nahrané podepsané dokumenty (smlouva, souhlasy) | Doklad o uzavření smlouvy a udělených souhlasech | Plnění smlouvy, oprávněný zájem na doložení [čl. 6/1/b a f] | Po dobu docházky a 3 roky poté |
| Záznamy o úrazech a mimořádných událostech | Ochrana zdraví dětí, doložení postupu, pojistné události | Oprávněný zájem a právní povinnost [čl. 6/1/f a c] | 10 let od události |
| Fotografie a videozáznamy z činnosti klubu | Dokumentace a prezentace klubu | Neidentifikující záběry: oprávněný zájem [čl. 6/1/f]. Záběry, kde je dítě poznat: souhlas rodiče ke konkrétní fotografii [čl. 6/1/a] | Do odvolání souhlasu, nejdéle 5 let od pořízení |
| Přihlašovací údaje a provozní záznamy v aplikaci (log akcí) | Bezpečnost aplikace, dohledání změn | Oprávněný zájem [čl. 6/1/f] | 3 roky |
Odkazy v hranatých závorkách míří na články nařízení (EU) 2016/679 (GDPR).
4. Zdravotní údaje dítěte
Zdravotní údaje patří do zvláštní kategorie osobních údajů a nakládáme s nimi zvlášť opatrně. Zpracováváme jen to, co nám sami uvedete v evidenčním listu, a jen v rozsahu nutném pro bezpečnou péči o dítě.
V aplikaci jsou tyto údaje chráněné samostatným heslem a zobrazí se pouze rodičům daného dítěte, průvodkyním a provozovateli. Kuchyně vidí pouze počty porcí a nutná dietní omezení — bez jmen dětí. Souhlas se zpracováním zdravotních údajů můžete kdykoli odvolat; pak ale nemůžeme zajistit péči, která na těchto údajích stojí.
5. Fotografie dětí
Fotíme a natáčíme zásadně tak, aby děti nebyly identifikovatelné — záběry zezadu, z odstupu, detaily práce a tvoření. Takové záběry používáme k prezentaci klubu na webu, na sociálních sítích a v propagačních materiálech na základě oprávněného zájmu.
Fotografii, na které je dítě poznat (zejména je-li vidět obličej), zveřejníme pouze se souhlasem rodiče ke konkrétní fotografii. Konkrétní fotky posíláme ke schválení do aplikace: u každé můžete schválit, zamítnout, nebo schválit s podmínkou (například zakrytí obličeje). Souhlas je dobrovolný, není podmínkou docházky a lze jej kdykoli odvolat — fotku pak bez zbytečného odkladu stáhneme ze všech zdrojů, které máme pod kontrolou.
6. Komu se údaje dostanou
Osobní údaje neprodáváme a nepředáváme třetím stranám pro jejich marketing. K údajům se dostanou pouze:
- pracovníci klubu v rozsahu, který potřebují ke své práci (průvodkyně, vedení klubu; kuchyně jen počty porcí a dietní omezení)
- dodavatelé technického zázemí — provoz webu a aplikace, databáze a úložiště, odesílání e-mailů, zálohování
- fakturace a účetnictví — fakturační systém a účetní spolku
- orgány veřejné moci, ukládá-li nám to zákon, a osoby nutné k ochraně našich práv (právní zástupce, pojišťovna, soud)
Všichni dodavatelé jsou vázáni smlouvou o zpracování osobních údajů podle GDPR a zpracovávají údaje jen podle našich pokynů. Údaje ukládáme v Evropské unii; pokud by některý dodavatel zpracovával data mimo EU, děje se tak na základě standardních smluvních doložek schválených Evropskou komisí. Konkrétní seznam dodavatelů vám na vyžádání rádi sdělíme.
7. Automatizované zpracování
Nahrané dokumenty (podepsaná smlouva, souhlas) projdou při nahrání automatickou předkontrolou — ověřuje, zda jde o správný dokument, zda je čitelný, zda je podepsaný a zda se jeho znění shoduje s naší předlohou. Předkontrolu pro nás provádí nástroj umělé inteligence externího poskytovatele (OpenAI) v roli zpracovatele: dokument použije jen k této kontrole a nepoužívá ho k učení svých modelů.
Jde o pomůcku, nikoli o rozhodnutí: o přijetí dokumentu vždy rozhoduje člověk. Žádné rozhodování s právními účinky neděláme automatizovaně a neprovádíme profilování.
8. Jak údaje chráníme
- přístup do aplikace jen na jméno a heslo, role s minimem oprávnění (rodič vidí jen své děti, kuchyně jen počty porcí)
- nahrané dokumenty v neveřejném úložišti, zdravotní údaje navíc za heslem
- šifrovaný přenos (HTTPS) a šifrované úložiště
- záznam o každé změně v aplikaci (kdo, kdy, co) a denní zálohy
- přístup ke schránkám a účtům jen pro osoby, které ho pro svou práci potřebují
9. Vaše práva
Ve vztahu ke svým údajům (a k údajům svého dítěte) máte právo:
- vědět, jaké údaje o vás zpracováváme, a získat jejich kopii
- nechat opravit nepřesné údaje
- nechat údaje vymazat, pominul-li důvod pro jejich zpracování
- omezit zpracování nebo proti němu vznést námitku
- na přenositelnost údajů zpracovávaných automatizovaně
- kdykoli odvolat udělený souhlas (odvolání nemá vliv na zpracování do té doby)
- podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů
Napište nám na reditel@doucse.cz. Odpovíme nejpozději do jednoho měsíce; ve složitějších případech vás o prodloužení včas vyrozumíme. Abychom údaje nevydali nesprávné osobě, můžeme si ověřit vaši totožnost.
10. Cookies a analytika
Web používá nezbytné technické cookies, bez kterých by nefungoval. Ty nastavujeme vždy — souhlas k nim zákon nevyžaduje.
Nad rámec toho bychom rádi měřili návštěvnost webu — kolik lidí na něj přišlo a odkud (Google Analytics, Google Ads, Meta). Tohle měření spustíme až poté, co k němu dáte souhlas v liště, která se objeví při první návštěvě. Dokud nesouhlasíte, nenačte se do stránky vůbec nic od Googlu ani Meta a žádné takové cookies nevzniknou. Web funguje úplně stejně.
Souhlas můžete kdykoliv změnit nebo odvolat odkazem Nastavení souhlasu dole na každé stránce. Podrobnosti o zpracování u těchto služeb najdete na stránkách Google a Meta. Aplikace klubu žádné analytické ani reklamní cookies nepoužívá — jen přihlašovací.
11. Změny těchto zásad
Zásady můžeme aktualizovat, změní-li se způsob našeho fungování nebo právní úprava. Aktuální znění je vždy na této stránce a v aplikaci klubu; o podstatných změnách rodiče informujeme e-mailem.
Souvisí: Provozním řádem klubu .